Dokumenty transportowe — jakie musi posiadać zawodowy kierowca?
Konkurencja w obszarze rynku przewozowego jest duża. Dlatego wszystkie dokumenty transportowe powinny być przygotowane z należytą starannością.
Każdy z kierowców zatrudnionych w firmie transportowej przed każdym wyjazdem powinien otrzymać wszelkie niezbędne dokumenty transportowe. Zawierają one informacje, które umożliwiają dostarczenie ładunku do miejsca docelowego. Są niezwykle potrzebne do zarządzania, sterowania oraz kontrolowania procesu przewozu towaru. Dokumenty te różnią się od siebie w zależności od wybranego rodzaju transportu. Poniżej opis najważniejszych papierów przewozowych.
Dlaczego tak ważne są dokumenty przewozowe?
Dokumenty przewozowe pozwalają w sposób terminowy oraz bezpieczny zrealizować zlecenie przewozowe. Ich brak mógłby skutkować opóźnieniami w dostawie, a nawet zablokowaniem przewozu towaru. Dlatego ważne, aby kierowca miał dostęp do kompletu niezbędnych dokumentów. Gwarantuje tobezproblemowe dostarczenie przez przewoźnika drogowego, morskiego lub powietrznego powierzonej przesyłki do celu.
Jakie są najważniejsze dokumenty transportowe oraz spedycyjne?
Pełna lista dokumentów transportowych jest niesamowicie długa. Inne papiery przewozowe będą wymagane dla transportu krajowego niż międzynarodowego. Tak samo rozróżniamy dokumentację w zależności od środka transportu, jaki wybierzemy. Dlatego inne formularze oraz zaświadczenia kierowcy będą wymagane w transporcie drogowym, lotniczym, kolejowym oraz morskim. Istnieje również konieczność wypełnienia dodatkowych formularzy w przypadku spedycji przewożonego ładunku.
Rodzaje dokumentów w transporcie
Bez względu na to, jaki środek transportu wybierzemy, istnieją trzy podstawowe dokumenty transportowe. Jeśli wszystkie formalności nie zostaną spełnione, proces przewozu nie może mieć miejsca. Dalej krótki opis każdego z wymaganych papierów.
Faktury handlowe
Faktura handlowa jest dokumentem wystawianym przez sprzedającego, który dotyczy towarów wysyłanych do kupującego. Informacje, które powinny być zawarte na takiej fakturze to między innymi:
- data wystawienia,
- dane odbiorcy oraz nadawcy,
- rodzaj oraz ilość towarów,
- określenie kraju pochodzenia produktu, jak i warunków dostawy (międzynarodowy przewóz rzeczy).
Faktury handlowe są niezbędne do wyliczenia obciążeń towaru w kwestii celnych, podatkowych oraz zgłoszeniu go do odprawy celnej.
Lista ładunkowa
Lista ładunkowa to dokument zawierający spis wszystkich przesyłek, jakie znajdują się w danym środku transportu. Jest to papier sporządzony przez sprzedającego.
Opis towarów w takich dokumentach zawiera:
- numer i datę wystawienia,
- dane nadawcy oraz odbiorcy,
- wagę łączną oraz jednostkową (brutto i netto),
- warunki dostawy,
- ilość towarów oraz opakowań (łącznie i jednostkowo), a także rodzaje opakowań,
- objętość ładunku,
- numer faktury handlowej.
Taka lista daje możliwość weryfikacji prawidłowości zamówienia ze stanem faktycznym ładunku, jest również wymagana przy odprawie celnej.
List przewozowy
Jest on potwierdzeniem zawarcia umowy przewozowej. Zawiera informacje o nadawcy, odbiorcy oraz przewoźniku. List przewozowy określa również parametry ładunku (masę, sposób opakowania i oznaczenia przesyłki, jak i liczbę sztuk) oraz szczegóły transportu. Może również być podstawą do wydania przez kierowców zatrudnionych, ładunku w punkcie docelowym.
Dokumenty transportowe w przewozie międzynarodowym
Przy realizacji każdego transportu międzynarodowego również musimy pamiętać o różnych dokumentach oraz zezwoleniach międzynarodowych. W transporcie międzynarodowym firma wykonująca zlecenie jest zobowiązana do wypełnienia formalności związanych choćby z odprawą celną.
Takimi formularzami są na przykład:
- EUR 1 – świadectwa przewozowe, które są dokumentem potwierdzającym pochodzenie towaru,
- SAD — Jednolity Dokument Administracyjny. Ma on formę formularza, na którym dokonuje się zgłoszenia celnego w procedurze wywozu, tranzytu czy dopuszczenia do obrotu.
- T2L – dokument przewozowy potwierdzający, że dane towary mają unijny status celny i dzięki temu nie podlegają dozorowi celnemu we wszystkich krajach Unii Europejskiej,
- ISF 10 +2 – dokument, który zawiera informacje o towarach przewożonych do Stanów Zjednoczonych drogą morską.
Dokumenty transportowe w przewozie samochodowym
W transporcie drogowym możemy wyróżnić dwie podkategorie — transport krajowy oraz międzynarodowy. W obu przypadkach należy posiadać określoną dokumentację danej przesyłki. Informacje w niej zawarte powinny obejmować:
- informacje o stanie pojazdu,
- osobiste uprawnienia kierowcy pojazdu.

Dokumenty dotyczące przewozu ładunków szczególnych
W takim przypadku zaopatrzenie kierowcy w poszczególne dokumenty zależy od rodzaju przewożonych towarów. I tak:
- w przypadku przewozu żywności oraz towarów szybko psujących się: świadectwo ATP,
- w przewozach materiałów niebezpiecznych: świadectwo ADR i instrukcje pisemne,
- przewozach roślin i pochodnych: świadectwo fitosanitarne,
- przewozach odpadów: potwierdzenie wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa,
- w sytuacji, kiedy ma miejsce przejazd pojazdu nienormatywnego: wypis z zezwolenia w kategorii I jak i oryginały zezwoleń w kategorii od II do VII,
- w przypadku zwierząt: dokumenty określające pochodzenie zwierząt i ich właściciela, przewidywany czas trwania przewozu oraz licencja kierowcy do prowadzenia i obsługi pojazdu przewożącego żywe zwierzęta.
Zezwolenie na międzynarodowy przewóz ładunków — jakie dokumenty potrzebujemy?
W przypadku transportu międzynarodowego kierowca odpowiedzialny za transport powinien posiadać przede wszystkim takie dokumenty jak:
- karnet ATA — jest to międzynarodowy karnet celny, który pozwala na uproszczenie procedur celnych przy przewożeniu ładunków w państwach zrzeszonych ATA. Odgrywa znaczącą rolę przy organizacji targów i wystaw międzynarodowych. Jest wydawany na określony czas.
- karnet TIR — jest międzynarodowym karnetem celnym, który umożliwia przewóz zaplombowanych przez władze przesyłek celnych. Taki dokument pozwala uprościć oraz skrócić procedury celne na przejściach granicznych. Obecnie jest najczęściej stosowany w krajach nienależących do Unii Europejskiej.
- zezwolenie EKMT — zezwolenie na nieograniczony przewóz towarów między państwami będącymi członkiem EKMT.
Należy również pamiętać o takich dokumentach jak:
- licencja kierowcy na międzynarodowy transport drogowy,
- zezwolenie na przewóz kabotażowy,
- zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
- zezwolenie na wykonywanie transportu drogowego rzeczy,
- CMR,
- świadectwo kierowcy.
Dokumenty przewozowe, jakie są potrzebne w transporcie morskim
Najważniejszym dokumentem w organizacji transportu morskiego jest konosament. Jest to rodzaj morskiego listu przewozowego, który potwierdza przyjęcie towaru na statek. Nie jest jednak umową dotyczącą warunków przewozu — jest jedynie potwierdzeniem załadowania towaru na statek. Konosament dostaje również odbiorca ładunku, dzięki czemu jest upoważniony do jego odbioru.
Inne dokumenty istotne w transporcie morskim to:
- kwit dokowy,
- kwit sternika,
- czarter lub nota bukingowa,
- list przewozowy.
Dokumenty przewozowe w transporcie lotniczym
Dokument niezbędny w transporcie powietrznym to lotniczy list przewozowy. Jest to dowód zawarcia umowy przewozu. Dodatkowo posiada on najważniejsze informacje dla służb lotniczych, celnych, jak i przewoźnika.
Dokumenty wymagane od kierowcy wykonującego przewóz
Organizacja oraz realizacja zadań związanych z transportem drogowym wiąże się zdużą ilością spraw formalnych. Niedopełnienie którejś z nich może skutkować poważnymi konsekwencjami. W przypadku kontroli należy przedstawić całą wymaganą dokumentacje. O jakich dokładnie pozwoleniach mówimy?
Dokumenty potrzebne do wykonywania przewozu drogowego
Są to dokumenty zaświadczające o uprawnieniach kierowcy pojazdu oraz takie, które pozwalają ewidencjonować czas jego pracy — za pomocą urządzeń rejestrujących czas pracy. Kierowca powinien posiadać:
- prawo jazdy,
- świadectwo kierowcy,
- kartę kierowcy,
- potwierdzenie posiadania ważnych badaniach psychologicznych kierowców oraz kopie zaświadczeń lekarskich,
- dokumenty potwierdzające ukończenia kwalifikacji lub szkolenia okresowego,
- zaświadczenie kierowcy o działalności,
- dane z tachografu lub wykresówki,
- certyfikat uprawniający do przewozów towarów niebezpiecznych.
Dokumenty pojazdu
Pojazd, za pośrednictwem którego odbywa się transport produktów również, musi mieć odpowiednią dokumentację. W razie kontroli, dokumenty niezbędne, które powinien posiadać to:
- dowód rejestracyjny,
- ubezpieczenie OC,
- dokumenty poświadczające uprawniania do korzystania z pojazdu,
- w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych: świadectwo dopuszczenia pojazdu zgodnie z przepisami ADR,
- w przypadku przewozu żywych zwierząt: świadectwo zatwierdzenia środka transportu przez powiatowego lekarza weterynarii.
Należy koniecznie pamiętać o tym, aby wszystkie dokumenty transportowe były aktualne!
Podsumowując przygotowanie formalności oraz zadań, niezbędnych przed rozpoczęciem wykonywania przewozu drogowego, jest naprawdę wiele. Przygotowując papiery do przewozu danego towaru, należy wykazać się szczególną starannością. Wyposażenie kierowcy wykonującego zawód przewoźnika drogowego we wszystkie niezbędne dokumenty jest bardzo istotne. Dzięki temu przewożony ładunek dotrze na czas do miejsca docelowego.