W magazynie, jednym z kluczowych etapów w procesie logistycznym, odbywa się niezwykle istotna operacja – kompletacja zamówień. Proces kompletacji zamówień, choć nierzadko niedoceniany, jest ważny w efektywnym zarządzaniu dostawami i satysfakcji klientów. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym dokładnie jest kompletacja zamówień, jakie metody są wykorzystywane w tym procesie, jak przebiega etapowo, oraz jakie korzyści może przynieść firmom, które poświęcą czas na jego optymalizację. Dowiemy się również, jakie wyzwania często towarzyszą kompletacji i jak można sobie z nimi poradzić, aby zapewnić płynność i skuteczność działania magazynu.

Co to jest kompletacja zamówień?

Definicja kompletacji zamówień (order picking lub komisjonowanie) opisuje proces kompletacji w magazynie jako zespół czynności związanych z przechowywaniem towaru w magazynach. Prowadzi to do przygotowania towaru dla konkretnego klienta w celu wysyłki.

Kompletacja zamówień jest niezwykle złożonym procesem. Jego celem jest spakowanie i złożenie gotowego zamówienia oraz późniejsze przekazanie do wysyłki.

Jeśli mamy do czynienia z e-sklepem kompletacja zamówień polega na tym, że system pobiera zapasy magazynowe, a później łączy je w całość określoną w zamówieniu klienta, czyli gromadzi towar w magazynie, który znajduje się w różnych jednostkach przeładunkowych.

Kompletacja zamówień, czyli wyszukanie oraz pobranie odpowiedniego towaru, może polegać zarówno na połączeniu towarów takiego samego typu w jedno zamówienie, jak i zupełnie różnych produktów (o innych gabarytach czy wadze). Takie kwestie są zależne od zamówienia klientów oraz rodzaju składowanych towarów, jakie są dostępne w magazynie.

Od momentu odbioru do wysyłki: Etapy procesu kompletacji krok po kroku

Proces kompletacji zamówień, od momentu jego odbioru do wysyłki, składa się z kilku istotnych etapów, które gwarantują sprawne i skuteczne przygotowanie towaru do dostarczenia klientowi. Poniżej przedstawiamy krok po kroku główne etapy tego procesu.

Przyjęcie zamówienia

Po otrzymaniu zamówienia od klienta pierwszym krokiem jest dokładne sprawdzenie informacji zawartych w zamówieniu. Weryfikowane są m.in. ilość produktów, ich typy oraz wszelkie szczególne życzenia klienta dotyczące dostawy.

Pobranie towaru z magazynu

Po upewnieniu się, że zamówienie jest poprawne i kompleksowe, pracownicy przystępują do pobrania odpowiednich produktów z magazynu. Na tym etapie ważne jest skrupulatne zastosowanie systemu identyfikacji towarów, aby uniknąć pomyłek.

Sprawdzenie jakości

Każdy pobrany produkt jest poddawany kontroli jakości, aby upewnić się, że jest on wolny od wad czy uszkodzeń. W razie stwierdzenia problemów produkt jest zastępowany lub naprawiany przed dalszymi krokami.

Kompletowanie zamówienia

Produkty, które przeszły kontrolę jakości, są następnie kompletowane zgodnie z zamówieniem. To etap, w którym wszystkie elementy składające się na zamówienie są zbierane i układane razem.

Etykietowanie i pakowanie

Po złożeniu kompletnego zamówienia produkty są odpowiednio etykietowane, aby ułatwić identyfikację dla klienta oraz dostawcy. Następnie są pakowane w odpowiednie opakowania, które zapewniają ich ochronę podczas transportu.

Dokumentacja

Wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak faktury, listy przewozowe czy potwierdzenia zamówienia, są przygotowywane i dołączane do paczki. Dokumentacja jest kluczowa dla prawidłowej i sprawnej dostawy.

Adresowanie i przygotowanie do wysyłki

Przygotowana paczka jest adresowana zgodnie z danymi podanymi przez klienta. Jest to ważne, aby uniknąć błędów w dostawie. Następnie paczka jest przygotowywana do wysyłki, czyli umieszczana na paletach lub w kartonach gotowych do transportu.

Wysyłka

Ostatni etap to przekazanie paczki firmie kurierskiej lub przewoźnikowi, który zajmuje się dostarczeniem zamówienia do klienta. W tym momencie proces kompletacji zostaje zakończony, a paczka wyrusza w podróż do celu.

Wszystkie te etapy procesu kompletacji zamówień od momentu odbioru do wysyłki są ściśle zsynchronizowane i wymagają precyzji oraz skrupulatności, aby zapewnić klientowi pełne zadowolenie z zamówionego towaru oraz terminowej dostawy.

Czym jest optymalna kompletacja zamówień w magazynie?

Optymalna kompletacja zamówienia w magazynie to nic innego jak przygotowanie zamówionych produktów do wysyłki w jak najkrótszym czasie, przy wykorzystaniu jak najmniejszych nakładów energii.

Metody kompletacji zamówień w magazynie

Kompletacja zamówień może wydawać się niezwykle prostą oraz nadmiernie nieskomplikowaną czynnością. Jednak wyróżnia się kilka różnych sposobów, w jakie może ten proces przebiegać. Każda z tych metod uzależniona jest od takich czynników jak:

• realizacja zadania przez operatora lub magazyniera,
• sposób składowania ładunków w magazynie,
• stopień, w jakim dane przedsiębiorstwo zostało zautomatyzowane.

Najczęstszym sposobem podziału metod kompletacji w magazynie jest oparty na sposobach określanych potocznie jako:

• „człowiek do towaru”,
• „towar do człowieka”.

Poniżej krótkie wyjaśnienie, na czym polega jedna i druga metoda kompletacji zamówień w magazynie.

Kompletacja zamówień typu „człowiek do towaru”

Taki sposób kompletacji zamówień polega na tym, że osoba odpowiedzialna za przygotowanie konkretnych zamówień, porusza się po magazynie w celu zebrania produktów, które znajdujcie na liście.

Może się to odbywać na kilka różnych sposobów. Poniżej wymienimy oraz krótko opiszemy każdą z wykorzystywanych metod.

Pick and pack

Jest to taki sposób, w którym operator korzysta z zamówienia w wersji papierowej czy też elektronicznej, gromadzi po kolei wszystkie produkty znajdujące się na magazynie w strefie parkowania.

Pick by light

W tym przypadku dla ułatwienia znalezienia zamówionych towarów zapala się nad nimi specjalną lampkę, która pomaga w ich zlokalizowaniu. Jest to jedna z najwygodniejszych metod, jakie wykorzystuje się w czasie, kiedy odbywa się kompletowanie zamówień.

Put to light

W takim przypadku zamówienia wyszukuje się za pomocą podświetlonych ekranów, które wykorzystuje się w różnych urządzeniach transportowych. Dodatkowo wskazują one miejsce, dokąd należy dane zamówienie przetransportować.

Najczęściej wykorzystywana metoda w małych magazynach, która jest zarazem najtańsza jest pick and pack. Dwie następne opisane wyżej wymagają zdecydowanie większego stopniu zautomatyzowania na magazynie. Jest to związane z jednej strony z większym nakładem kosztów, a z drugiej ułatwia oraz usprawnia proces kompletacji zamówień w magazynie.

Kompletacja zamówień typu „towar do człowieka”

W tym przypadku mówimy o zdecydowanie większym zautomatyzowaniu powierzchni magazynowej — dlatego też ta metoda nazywana jest „towar do człowieka”. W takim przypadku nie jest zadaniem człowieka kompletacja oraz pobieranie właściwych towarów z powierzchni magazynowej. Nawet wysyłka pozostaje wówczas zautomatyzowana. Może być to zrobione na dwa sposoby:

1. Przy wykorzystaniu robotów, które zajmą się transportem ładunków.
2. Przy użyciu pasma transmisyjnego.

Systemy takiego typu wykorzystuje się przede wszystkim w magazynach, które zajmują się w ściśle sprecyzowanym oraz niewielkim zakresem asortymentu lub z wielkogabarytowymi elementami, które często znajdują się na podłodze magazynu.

Rodzaje kompletacji zamówienia

W przypadku kompletowania zamówień bardzo duże znaczenie ma charakterystyka towarów, w tym takie cechy jak ich wymiar, kształt czy też ilość asortymentu. Parametry takie mogą być istotne dla wyboru poziomu automatyzacji kompletacji, jak i miejsca całego procesu.

Rodzaje kompletacji w magazynie należy podzielić, ze względu na obsługę materiałów oraz lokalizacje kompletacji zamówień. Poniżej wymienimy i scharakteryzujemy różne ich rodzaje.

Ze względu na obsługę materiałów

W przypadku takiego kryterium wyróżnimy trzy rodzaje kompletacji:

1. Ręczną — kompletacja zamówień wykonywana jest ręcznie z podłogi,
2. Półautomatyczną — kompletacja zamówień wykonywana jest ręcznie z każdego poziomu (np. dzięki wózkom spalinowym),
3. Automatyczną — kompletacja zamówień wykonywana jest całościowo przez maszyny.

Ze względu na miejsce kompletacji

W tym przypadku wyróżniamy dwa rodzaje kompletacji:

1. Jednostopniową — kompletacja realizowana jest w miejscu składowania,
2. Wielostopniową — kompletacja zamówień odbywa się w różnych jednostkach ładunkowych.

Jak usprawnić kompletację zamówień?

Kiedy już wiemy, jak przebiega proces kompletacji oraz jakie są metody kompletacji zamówień, warto zastanowić się, co należy zrobić, aby żaden etap w procesie kompletacji zamówień nie wydłużył się zanadto.

Krótki czas kompletacji zamówień bezpośrednio wiąże się z szybszym wydaniem zamówienia. W dzisiejszych czasach, kiedy wiele sklepów internetowych oraz dostawców pośród swoich atutów wymieniają, obszar szybko przebiegającej kompletacja nie może być na drugim planie niego odpowiednio zadbać.

W tym celu niezwykle istotne jest:

• przemysłowe zaprojektowanie przestrzeni w magazynie,
• odpowiednie rozmieszczenie regałów magazynowych,
• wybór najlepszego dla określonych towarów systemu składania,
• zakupienie urządzeń, które będą jak najbardziej wydajne oraz ułatwiające kompletacje,
• zagwarantowanie odpowiedniej rotacji produktów składowanych w magazynie.

Urządzenia ułatwiające kompletacje zamówień

Zautomatyzowany magazyn wykorzystuje do kompletacji zamówień przede wszystkim mechaniczne rozwiązania, które pozwalają ułatwić proces ich przygotowywania. Jednak należy pamiętać, że w magazynach takich jak te, z których korzystają niewielkie przedsiębiorstwa, zaopatrują się w urządzenia transportujące oraz magazynowe. Dzieje się tak dlatego, że małych przedsiębiorstw często nie stać na zakup i eksploatowanie takich urządzeń.

Do prostszych urządzeń ułatwiających kompletacja zamówień należą:

• wózki widłowe elektryczne,
• wózki paletowe elektryczne oraz ręczne,
• wózki widłowe wysokiego składowania.

Proces kompletacji w magazynie o małej powierzchni dla niektórych zamówień (na magazynach budowlanych czy też wielkogabarytowych) przydatne mogą okazać się przede wszystkim wózki widłowe spalinowe (włączając w to również takie jak terenowe). Jednak najbardziej istotne jest, aby wózki, które będą wykorzystywane w magazynie były dopasowane do warunków oraz specyfiki towarów, jakie będą transportować.

Przewidywanie i zapobieganie problemom w kompletacji zamówień: Praktyczne porady

Przewidywanie i skuteczne zapobieganie problemom w procesie, jakim jest kompletacja zamówień stanowi kluczową część zapewnienia płynności i efektywności operacyjnej firmy. Odpowiednie planowanie oraz zastosowanie praktycznych strategii może pomóc minimalizować potencjalne problemy i poprawić jakość obsługi klienta. Poniżej kilka praktycznych porad w tym zakresie.

Optymalizacja procesów

Dokładne zrozumienie procesu kompletacji pozwala na identyfikację potencjalnych obszarów problemów. Optymalizacja logistyczna, eliminacja zbędnych kroków czy wprowadzenie automatyzacji mogą przyspieszyć proces i zmniejszyć ryzyko błędów.

Dokładne szkolenie pracowników

Dobrze przeszkoleni pracownicy są kluczem do skutecznej kompletacji. Zapewnienie im odpowiednich szkoleń związanych z identyfikacją produktów, procedurami jakości oraz obsługą systemów informatycznych może znacząco wpłynąć na jakość i dokładność procesu.

Monitorowanie jakości

Wprowadzenie rygorystycznych procedur kontroli jakości pozwala wykryć ewentualne problemy na wczesnym etapie. Regularne przeglądy i testy produktów zapewniają, że tylko wysokiej jakości towary zostaną wysłane do klientów.

Elastyczność i reaktywność

Odpowiednia elastyczność w procesie kompletacji pozwala na szybką reakcję na zmiany w zamówieniach czy dostawach. Planowanie na wypadek niespodziewanych sytuacji, takich jak braki towarów, może pomóc zminimalizować skutki problemów.

Integracja systemów informatycznych

Wdrożenie zaawansowanych systemów zarządzania magazynem i kompletacji pomaga w monitorowaniu stanów magazynowych, śledzeniu zamówień oraz identyfikacji potencjalnych problemów na bieżąco.

Sprawdź też, jak wygląda zarządzanie wynajmowanym magazynem

Przeczytaj Czym jest outsourcing logistyczny?

Komunikacja z klientem

Regularna i jasna komunikacja z klientem na temat statusu zamówienia, ewentualnych opóźnień czy problemów jest kluczowa dla utrzymania zaufania i zadowolenia klienta.

Przewidywanie i zapobieganie problemom w procesie kompletacji zamówień to złożone zadanie, które wymaga systematycznego podejścia oraz zaangażowania całego zespołu. Kombinacja odpowiednich strategii, technologii oraz dobrych praktyk może pomóc zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów i zapewnić doskonałą jakość obsługi klienta.

Wpływ kompletacji na zadowolenie klienta: Co jest najważniejsze?

Wpływ procesu kompletacji na zadowolenie klienta jest niezwykle istotny dla każdej firmy. Istnieje wiele czynników, które wpływają na to zadowolenie, ale jeden aspekt wydaje się szczególnie kluczowy: dokładność i terminowość kompletacji zamówienia.

Klienci oczekują, że zamówione przez nich produkty zostaną dostarczone zgodnie z ich oczekiwaniami. Dlatego też, zapewnienie dokładnej i kompleksowej kompletacji jest niezwykle ważne. Nie tylko ilość i rodzaj produktów są istotne, ale także ich jakość i stan techniczny. Jeśli klient otrzyma uszkodzone lub nieodpowiadające opisowi produkty, może to znacznie obniżyć jego zadowolenie.

Ponadto terminowość dostawy odgrywa kluczową rolę. Opóźnienia w przebiegu kompletacji mogą wpłynąć na plany klienta, szczególnie jeśli zamawia on produkty na określony termin lub ma pilne potrzeby. Dlatego konsekwentne przestrzeganie terminów dostaw jest kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu zadowolenia klienta.

Wreszcie, komunikacja z klientem od momentu zamówienia do wysyłki jest równie istotna. Informowanie klienta o postępie kompletacji oraz ewentualnych problemach, czy opóźnieniach pozwala na zbudowanie zaufania i pokazuje, że firma dba o potrzeby swoich klientów.

Najważniejszym elementem wpływającym na zadowolenie klienta w kontekście kompletacji zamówienia jest dokładność, jakość oraz terminowość dostarczonych produktów. W połączeniu z efektywną komunikacją te elementy tworzą fundament udanej relacji z klientem i przyczyniają się do budowania pozytywnego wizerunku firmy.

Podsumowanie

Wnioski płynące z analizy procesu kompletacji zamówień są jednoznaczne – jest to kluczowy element w zarządzaniu dostawami i logistyką. Poprzez odpowiednie dostosowanie metody kompletacji do charakteru działalności firmy, wykorzystanie nowoczesnych technologii, a także inwestowanie w odpowiednie szkolenia pracowników, przedsiębiorstwa mogą znacznie usprawnić swoje operacje magazynowe. Właściwie przeprowadzona kompletacja przyczyni się do zwiększenia terminowości dostaw, zadowolenia klientów, a także optymalizacji kosztów. Niezależnie od branży, w której firma działa, warto przyjrzeć się temu kluczowemu procesowi i podjąć działania mające na celu osiągnięcie doskonałości w kompletacji zamówień.